Bij het aflopen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd heeft een werkgever de verplichting om tijdig aan te zeggen of het contract al dan niet wordt verlengd. Wordt deze verplichting niet nagekomen, dan is een aanzegvergoeding verschuldigd. Dit ondervond een werkgever in een recente zaak waarin de kantonrechter in Utrecht uitspraak deed[1].

Wat speelde er in deze zaak?

De werknemer had een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 1 september 2023 tot en met 31 augustus 2024. De werkgever had op 29 juli 2024 een brief opgesteld waarin stond dat de arbeidsovereenkomst niet verlengd zou worden. Deze brief werd echter niet fysiek of per e-mail verzonden, maar uitsluitend geplaatst via AFAS Insite, een digitaal HR-systeem van de werkgever.

De werknemer stelde dat hij nooit op de hoogte was gebracht van het niet verlengen van zijn contract en vorderde de aanzegvergoeding ter hoogte van één maand brutoloon op grond van artikel 7:668 lid 1 BW.

Oordeel van de kantonrechter

De kantonrechter stelde vast dat de werkgever weliswaar de aanzegging had gedaan, maar dat niet kon worden aangetoond dat deze aanzegging de werknemer ook daadwerkelijk had bereikt. Belangrijke overwegingen daarbij waren:

• Er was geen bewijs dat de werknemer bekend was met het gebruik van AFAS Insite als communicatiemiddel voor dergelijke belangrijke mededelingen (r.o. 4.2 en 4.3).
• De werknemer kreeg geen automatische melding dat er een bericht voor hem klaarstond in het systeem (r.o. 4.4).
• Op grond van de ontvangsttheorie (artikel 3:37 lid 3 BW) moet een verklaring de geadresseerde daadwerkelijk bereiken om rechtsgevolg te hebben. Dat was hier niet het geval.

Omdat de werkgever niet kon bewijzen dat de werknemer de aanzegging had ontvangen, werd geoordeeld dat niet was voldaan aan de aanzegplicht. De werkgever werd veroordeeld tot betaling van de volledige aanzegvergoeding van € 8.116 bruto.

Belangrijke lessen voor werkgevers

Deze uitspraak onderstreept hoe belangrijk het is om de aanzegplicht zorgvuldig na te leven. Twee cruciale lessen:

1. Aanzegging moet tijdig én aantoonbaar worden gedaan: Zorg ervoor dat de werknemer de mededeling daadwerkelijk ontvangt. Gebruik een betrouwbaar communicatiemiddel zoals e-mail met ontvangstbevestiging of een aangetekende brief.
2. Bewijslast ligt bij de werkgever: Als werkgever moet je kunnen aantonen dat de aanzegging de werknemer heeft bereikt. Een enkel bericht in een intern HR-systeem is daarvoor niet voldoende, zeker als de werknemer niet op de hoogte is van deze werkwijze en/of die werkwijze voor zulke berichten niet gebruikelijk is.

Door deze regels goed na te leven, kunnen werkgevers kostbare fouten voorkomen. Twijfel je over de juiste procedure? Neem dan contact op met een van onze arbeidsrechtadvocaten. Voorkomen is beter dan betalen!

[1] Rb. Midden-Nederland, 20 december 2024, ECLI:NL:RBMNE:2024:7294